Förenkla hanteringen av representation

Mar 13, 2018

Förenkla hanteringen av representation

¹Aftonbladets unika granskning visar hur det offentliga Sverige lägger ca 1,26 miljarder årligen på representation. Hur det ser ut på den privata sidan kan man bara spekulera i, men siffran är garanterat hög.

Vad är det då som gäller vid representation?

Det undrar minst 50 000 personer, då detta är antalet sökningar på ordet representation i  Googles sökmotor, varje månad. Efter diverse annonser från flygbolag så är det Skatteverkets hemsida som dyker upp i sökresultatet.

Klickar man sig vidare kan man då läsa:

Du får göra avdrag för moms vid representation om kostnaderna har ett omedelbart samband med verksamheten som när representationen ingår som ett naturligt led i affärsförhandlingar eller vid personalvård.

So far so good, men sedan blir det krångligare.

Skatteverket har försökt att förenkla reglerna och beskriver så gott det går vilka avdrag företag får göra, vilka regler som gäller för inkomstbeskattning och moms. Du får även hjälp med uträkningen av momsavdraget i en enkel kalkylator.

Kalkyl skatteverket

Bild: https://www.skatteverket.se/foretagochorganisationer/moms/kopavarorochtjanster/representation.4.15532c7b1442f256baec84b.html#!/2017

 

Ställer höga krav på den anställde

Tillsammans med Skatteverkets information samt det egna företagets policy för representation skall man som anställd försöka följa processen för utläggshantering. En process som många gånger är helt eller delvis manuell. Det vill säga, den anställde får fylla i en hemmagjord eller köpt mall alternativt ett webbgränssnitt.  

Den manuella hanteringen ställer stora krav på den anställde att själv ta ansvar för att fylla i rätt information. Och i de fall det blir fel,  går det åt en hel del tid att korrigera för den anställde, chefen som skall attestera och för ekonomi/lön som skall bokföra.

Med manuella processer öppnas dessutom möjligheten till omedvetna fel,  men också medvetet fusk.

Att hjälpa användaren att göra rätt är något som vi på Companyexpense har tagit fasta på.

I vår digitala och automatiska app hanterar vi utlägg såsom representation enkelt och snabbt. Varken den anställde eller företaget behöver sätta sig in i krångliga regler, dessa regler finns redan inbyggda under huven på Companyexpenseappen. Förutom att göra det lätt för användaren så kan man i appen även göra följande:

 

  • Appen analyserar kvittot och hjälper användaren att hämta, belopp, moms, utläggskategori och valuta.
  • Appen räknar automatiskt ut rätt representationsbelopp och det blir skattemässigt korrekt.
  • I appen sparas dessutom deltagarlistor på de som varit med vid en representation (du slipper suddiga och oläsliga namn på skrynkliga kvitton).  Appen utför dessutom en kontroll att detta är ifyllt.
  • Du kan lägga in beloppsgräns för olika kategorier och notifiera den anställde direkt vid rapporteringen.
  • Visa ett felmeddelande när användaren försöker lägga in samma kvitto flera gånger.
  • Som företag kan ni även ta ut statistik på representation. Vilka representerar på företaget? Och hur mycket spenderas på respektive kategori?
Representation i Companyexpense
Så här snabbt går det att hantera representation med en digital och automatisk lösning:
Representation på 1 minut
Vill du veta mer? Kontakta oss gärna så berättar vi mer!