Varför byta till automatiserad och mobil hantering av reseräkningen?

Maj 7, 2018

Varför byta till automatiserad och mobil hantering av reseräkningen?

Automatiserade arbetsflöden, företagsregler och många andra funktioner av mobil utläggshantering strävar alla mot samma sak – att reducera tiden som spenderas på utläggshantering.

Det gäller för den anställde som rapporterar utlägg, attestanten och ekonomiavdelningen. Processen för en utläggsrapport i pappersformat har många dolda kostnader. Dessa kommer framförallt från tiden som alla led spenderar per rapport. Med digital och automatisk hantering slipper den anställde lägga lång tid på att manuellt fylla i uppgifterna från alla kvitton. Attestanten behöver inte hantera massvis med papper och kvitton utan kan snabbt och enkelt sköta attesteringen direkt i telefonen. Ekonomiavdelningen får ett korrekt underlag och behöver inte gå tillbaka till användaren för att korrigera felaktigheter.

Spar tid och pengar och lägg fokus på viktigare saker

Effektivitet och produktivitet är viktigt för alla företag. Samtidigt letar ekonomi- avdelningar alltid efter sätt att reducera sina kostnader.

Reducerad tid på utläggshantering gör det möjligt för de anställda att fokusera på viktigare saker. Produktiviteten kommer att öka när anställda spenderar mindre tid på administrativt krångel och mer tid på att öka lönsamheten för organisationen.

Bättre insikt och förutse kostnader

Genom att göra utläggsrapportering enkelt uppmuntras de anställda att göra klart och skicka in sina utläggsrapporter fortare. Tidig information om de anställdas utlägg innebär att ekonomiavdelningen slipper få högar av utläggsrapporter i slutet av månaden.

Ökat ansvar och öppenhet

Det finns en trend om ökad offentlighet och gamla kostnadsstrukturer räcker inte längre. Skandaler om utläggsrapportering i företag florerar ofta i media och för att undvika att ert företag riskerar dålig publicitet behövs ett bra system. Riktlinjer för utlägg måste vara tydliga för att de ska kunna följas.

Genomdriva en automatiserad utläggspolicy

Som tidigare nämnts börjar öppenhet och ansvarsskyldighet med en tydligt definierad utläggspolicy. Med Companyexpense är det enkelt att bestämma vilka anställda som är tillåtna att göra utlägg i respektive utläggskategori.

Minska ersättningstider

Companyexpense gör det möjligt för de anställda att få ut sin ersättning fortare. Enkelheten i appen och onlineportalen, samt att rapporten skickas in digitalt innebär att processen skyndas på. Rapportens godkännare får en notis via mail och mobil om att det finns en ny rapport att godkänna. När rapporten godkänts skickas den till ekonomiavdelningen.

Companyexpense och GDPR

Från och med 25 maj 2018 träder det nya EU-direktivet och dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft. För oss på Companyexpense är den nya lagen viktig. Det är både nya rutiner och nya hjälpmedel som måste vara på plats avseende support och drift åt våra kunder för att vi ska kunna fullgöra våra förpliktelser som personuppgiftsbiträde.