75% av alla företag använder sig fortfarande av dåtidens körjournal

Maj 22, 2018

Är du en av dem?

Pling säger det i telefonen när mailet från chefen dyker upp. Bara rubriken är ångestladdad och bredvid lyser också prioriteringsflaggan rött för att ytterligare understryka vikten av att detta måste både läsas och göras nu. Mailet som landar i din inkorg en sen fredagseftermiddag då solen lyser som bäst är ett vidarebefordrat mail från ekonomiavdelningen att omgående lämna in körjournalen.

Shit! blir den omedelbara känslan. Du börjar fundera…när var det senast du lämnade in körjournalen egentligen. Äsch, tänker du det är nog bara ett par veckor sedan. Efter en närmare titt så konstaterar du att dessa veckor plötsligen blivit månader och du inser snabbt att detta är inte går att lösas innan hemgång. Du svarar chefen med vändande post att du fixar det under helgen.

Känner du igen dig?

De allra flesta som måste rapportera sina resor använder sig idag av en manuell process, dvs. anställda fyller i någon form av pappers- eller webbaserad journal vilket ofta resulterar i rapporteringen skjuts framåt i tiden. Väldigt få skriver körjournal löpande. Vanligtvis görs det veckovis eller månadsvis, men det finns även en hel del som rapporterar årsvis, vilket är en mardröm för både anställda och för de som sköter ekonomin.

När anställda väl tar sig tid att fylla i sin körjournal går det åt ofantligt mycket tid att stämma av kalendern mot journalen för att särskilja privata körningar från de som görs i tjänsten. När du precis tagit dig igenom detta kommer garanterat ett nytt mail (för er som bor i områden med trängselskatt) att även rapportera in trängselskatten. Rapportera trängselskatt är en relativt ny process och ofta en manuell sådan där de anställda får en rapport (månatligen eller kvartalsvis) från leasingfirman och där de får identifiera vilka resor som är i tjänsten.

Förmodligen har du också haft utlägg i samband med några av dessa resor då du t.ex bjudit kunder på lunch. Dessa utlägg har du tidigare rapporterat in för att få ersättning så fort som möjligt.

Om du nu summerar den tid och frustration du spenderat på detta så inser du att det går åt en hel del tid till att administrera din körjournal, utlägg och reseräkning. Till detta ska även tid från chefen som attesterar samt tid från ekonomi/löneavdelningen som bokför och betalar ut ersättningar läggas.

Det blir således en lång kedja av administration och onödig tid som spenderas på manuella processer och som enkelt kan ersättas med nutidens verktyg att rapportera körjournal och utlägg.

Med en elektronisk körjournal och Companyexpense hanterar du körjournalen, utlägg och reseräkning i en och samma app. Digitalt och automatiskt. Dina körningar dyker automatiskt upp i Companyexpense-appen och du väljer med ett klick vilka körningar som ska vara med i din utläggsrapport. I och med att den elektroniska körjournalen håller koll på samtliga körningar slipper du allt pappersarbete och risken med en kostsam skatterevision.

Allt samlat på ett ställe

Med Companyexpense finns allt från tjänsteresan samlat på ett ställe. Milersättning rapporteras in tillsammans med traktamente och övriga utlägg.

Companyexpense har inlett ett partnerskap med TelliQ och Automile, två riktigt vassa leverantörer av elektronisk körjournal. Både TelliQ och Automile är integrerade med tjänsten Companyexpense och även våra White label-partners. Förutom elektronisk körjournal har även dessa leverantörer värdefulla kringtjänster för att optimera fordonsutnyttjande, utrustningskontroll, arbetsledning mm.

Läs mer här om TelliQ:s elektroniska körjournal.

Läs mer här om Automiles elektroniska körjournal.

Källa: Marknadsdata från TelliQ och Automile.

Vill du veta mer?