FAQ

Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om Companyexpense.

Bli kund

Hur kommer jag igång?

Allt är webbaserat, du behöver inte ha något sparat på datorn. Du kan köra igång direkt, klicka på någon av länkarna nedan.

Prova gratis här >>

Boka en kostnadsfri demo här >>

Får jag prova tjänsten först?

Du får prova tjänsten gratis under en period på 15 dagar. När testperioden är slut går du automatiskt över till aktiv kund. Om du vill avaktivera kontot kan du enkelt logga in på din organisation och göra det där.

Vad kostar det?

Kostnaden för Companyexpense baseras på antalet användare organisationen väljer att bjuda in till tjänsten. Arbetsgivaren betalar alltså endast för de anställda som faktiskt hanterar utlägg. Fakturering sker direkt vid avslutad månadsperiod med 20 dagars betaltid. Fakturerat belopp baseras då på antalet användare under perioden.

Se prislista här >>

Om tjänsten

Kan jag välja vilka utläggskategorier som ska finnas med?

Ja, ni bestämmer själva vilka utläggskategorier som ska finnas valbara för ert företag i form av symbol, beskrivning samt vilka konton de ska styra mot. Vid registrering av utlägg väljer användaren då endast kategori så konteras utläggen automatiskt mot dessa konton.

Finns det möjlighet att attestera rapporter?

Ja, om du aktiverar attestering har du möjlighet att ställa in en godkännare eller välja att använda dig av en avdelningsstruktur och attest genom den. Om du sätter ett maxbelopp per avdelning går rapporter som överstiger det beloppet till närmsta person som har rätt att godkänna rapporten. Saknas godkännare kommer dessa rapporter att gå till den person som är satt som standardgodkännare.

Kan jag ange kostnadsställe och projekt?

Companyexpense har stöd för både kostnadsställe och projekt. Du ställer enkelt in om användarna ska rapportera samma kostnadsställe/projekt på hela rapporten eller på respektive utlägg. Det är även möjligt att välja att endast använda ett av enheterna. Väljer man att inte aktivera kostnadsställe och/eller projekt kommer inte användarna att se dessa fält.

Skickas kvittobilder med till ekonomisystemet?

Ja, PDF-rapporten skickas med och där finns kvittobilderna.

Kan jag anpassa appens innehåll och utseende efter min organisation?

Ja, du bestämmer hur appen ska se ut för dina användare. Du kan välja bakgrundsbild för appen och den ikon som ska användas i appen samt i mail och utläggsrapporter. Dessutom kan du välja vilka utläggskategorier som ska vara valbara för användarna när de registrerar sina utlägg.

Hanterar ni elektronisk körjournal?

Ja, för direkt rapportering av tjänsteresor direkt efter avslutad resa kan ni koppla Companyexpense till er elektroniska körjournal för rapportering av milersättning. Companyexpense har i dagsläget kopplingar till Automile, TelliQ och Volvo on Call.

Hur fungerar kopplingen mellan företagskort och Companyexpense?

Varje natt hämtar Companyexpense samtliga transaktioner från banken, vilket innebär att vi får information kring de köp som registrerats på kortet det senaste dygnet. Vi identifierar och kopplar transaktionen till rätt person genom kombinationen av organisationsnummer och anställningsnummer. I Companyexpense skapas ett utlägg baserat på den informationen. Om man använder kreditkort skapas det även upp en utläggsrapport för månadens transaktioner som kommer att komma på nästkommande faktura. Samtliga transaktioner för fakturaperioden är låsta till rapporten och efter att kortleverantören skickar periodens faktura kan användaren skicka in sin rapport som då matchar fakturan.

Kvitton

Hur läser man in de olika kvittotyperna?

Beroende på vilken typ av kvitto du mottagit finns det olika sätt att läsa in dem i appen. Här kan du läsa om hur du gör.

Vilka typer av kvitton kan läsas in automatiskt?

Alla typer av kvitton kan läsas in automatiskt. Appen analyserar kvittot och hämtar ut informationen som behövs. Det är bara att kontrollera att informationen stämmer och sedan skicka in utlägget.

Vilka fördelar har digitala kvitton?

Det finns många fördelar med digitala kvitton och miljöaspekten är bara en av dem. Till skillnad mot papperskvitton, så tappar man inte bort digitala kvitton. De bleknar inte, går inte sönder eller hamnar i tvättmaskinen. Dessutom är de sökbara och alltid tillgängliga när man behöver dem. Vidare kan man som konsument bli påmind via kvittot om en vara skulle bli återkallad, när garantitiden är på väg att ta slut, när öppet köp slutar gälla och så vidare.

Är digitala kvitton lika säkra som papperskvitton?

Digitala kvitton leder till mindre fusk än med papperskvitton. Med digitala kvitton kan man med säkerhet fastställa att innehållet inte blivit förvanskat, att säljaruppgifterna stämmer med verkligheten, att datum och tid inte blivit manipulerade, att Skatteverkets kontrollkod stämmer med vad som registrerats i kontrollenheten, att summan stämmer med detaljspecifikationen och att det endast finns ett original. Detta medför en ökad trygghet för konsumenten, handlaren och samhället.

Övrigt

Vilka regler gäller kring arkivering och hantering av kvitton?

Med Companyexpense fotar du kvittot och därmed har du säkerställt en digital kopia för framtida behov. Med en digital kopia så gäller att du ska spara papperskvittot i 3 år. Utan en digital kopia så ska du spara papperskvittot i 7 år. En digital kopia är enkel att söka fram vid en eventuell revision.

Får du ett kvitto till mailen så kan du enkelt vidarebefordra det kvittot så att det kommer in i Companyexpense. Det gör du genom att vidarebefordra mailet med kvittot till expense@companyexpense.se. När kvittot bleknar måste det finnas spårbarhet mellan kopia och original vilket du har i Companyexpense.

Gäller ett kontoutdrag som kvitto?

Nej. Ett kontoutdrag är inte att likställa med ett kvitto. I en del fall går det bra att skriva ut ett kontoutdrag från din internetbank där ditt köp finns med. Men ibland kan det vara svårt att enbart med hjälp av ett kontoutdrag visa att du köpt en vara i en viss butik. På kontoutdraget står ju bara företagsnamnet och vad du betalt, inte vad du köpt.

Vad gäller när jag handlar på nätet?

När du handlar på nätet så får du ett kvitto till din e-mail, det behöver du inte skriva ut om du har Companyexpense. Det räcker då med att vidarebefordra mailet till expense@companyexpense.se. Då kommer kvittot digitalt till din mobil där du kan spara det som ett utlägg.

Vad gäller med de nya lagändringarna angående representationsutlägg?

Från och med 1 januari 2017 träder två lagändringar i kraft gällande avdragsrätten för mervärdesskatt (ML 8 kap. 9 §) samt utgifter (IL 16 kap. 2 §) i samband med representation som avser måltider. Avdraget för mervärdesskatt som avser måltider eller liknande förtäring (även enklare förtäring) får högst uppgå till den ingående mervärdesskatten på en utgift på 300 kronor per person och tillfälle. I inkomstskattelagen slopas avdragsrätten för representationsutgifter som avser lunch, middag, supé eller annan förtäring, utom när det gäller enklare förtäring av mindre värde (tidigare 60 kronor avdragsgillt kvarstår).

Sammanfattningsvis innebär detta i Companyexpense att de avdragsgilla utgifterna (tidigare 90 kronor per person) för representationstyperna ”Middag” och ”Lunch” slopas avdraget helt och inget kommer hamna på kontot för avdragsgill representation. Momsavdraget påverkar representationstyperna ”Fika”, ”Lunch” och ”Middag” och kommer högst uppgå till den ingående mervärdesskatten på en utgift på 300 kronor per person och tillfälle. Här ersätts alltså schablonbeloppen samt gränserna som tidigare låg på 180, 200 samt 300.

Ändringarna för mervärdesskatt träder i kraft för alla från 1 januari medan ändringarna i inkomstskattelagen träder i kraft först för räkenskapsår som påbörjas efter den 31 december 2016. Detta innebär att i Companyexpense kommer alla utlägg med datum (datumet på utlägget) från 1 januari 2017 applicera de nya reglerna för detta både när det kommer till mervärdesskatt samt inkomstskatt. Har ni brutet räkenskapsår, vilket innebär att ändringarna inkomstskattelagen börjar gälla först i nästa räkenskapsår, kan ni ställa in sista datumet för nuvarande räkenskapsår under Inställningar och Information.

Använder Companyexpense.se cookies?

Vi använder cookies på våra webbplatser och appar för att få en förståelse för hur tjänsten används. Det underlättar på så sätt för oss i vårt utvecklings- och förbättringsarbete, så att du kan få den bästa upplevelsen.

Verkar det vara något för er?