Support

Du kan också kontakta oss här:
0771 584 886

Öppet vardagar kl 08-17
Lunchstängt kl 12-13

Ta mig till frågor för:

Användare

Konto

Hur skapar jag konto?

Du skapar ditt personliga användarkonto genom en inbjudan från din organisation. Har du inte fått någon inbjudan via e-mail, kontakta din närmaste administratör och be om att bli tillagd för utläggshantering i Companyexpense.

Hur laddar jag ned appen?

Ladda ned appen Companyexpense för att komma igång.

Här kan du ladda ned appen.
Du kan också söka på Companyexpense i App Store eller Google Play.

Hur ändrar jag lösenord på mitt konto?

Gå in under Inställningar i menyn till vänster på webben eller i appen, längst ner kan du välja Ändra lösenord.

Hur ändrar jag språk på mitt konto?

I appen styrs språket av vilket språk och region du har inställt på din telefon. Väljer du svenska på din telefon så kommer språket på appen vara på svenska. På webben ändrar du språket under Inställningar.

Jag tillhör flera organisationer, kan jag nå alla från samma konto?

Ja absolut, det går alldeles utmärkt. Tillhör du fler organisationer som är upplagda i Companyexpense når du alla dessa enkelt från appen genom att swipa högst upp på sidan, där bakgrundsbilden för företaget syns. Högst upp under företagets namn syns prickar som symboliserar hur många organisationer du har att växla mellan. Se bilden nedan.
manual4

Utlägg

Hur registrerar jag ett utlägg i appen?

Hur registrerar jag representation?

Hur registrerar jag milersättning?

Hur skickar jag in mitt mailkvitto till Companyexpense?

Hur byter jag utläggskategori på ett befintligt utlägg?

Gå in på utlägget och klicka på den befintliga kategorin för att byta till en annan kategori.

När sker utbetalning av utläggen?

Vi på Companyexpense hanterar inte attest och utbetalning av utläggen utan detta sköts internt av din arbetsgivare. Kontakta därför din chef eller närmaste administratör om du har du frågor kring statusen på dina utlägg.

Hur hanterar jag de kvitton jag tagit emot via e-mail?

När du fått ett kvitto till din e-mail behöver du inte skriva ut det. Det räcker med att du vidarebefordrar mailet till expense@companyexpense.se. Observera att du måste skicka kvittot från samma e-mailadress som du har registrerat på ditt konto. På så sätt skapas ett nytt utlägg automtiskt upp på ditt konto där kvittot används som underlag.

Måste jag spara mina kvitton efter att jag fotat dem i appen?

Ja, enligt Skatteverkets rekommendationer måste de fysiska originalkvittot sparas. Med en digital kopia av kvittot förkortas tiden som kvittot behöver sparas från 7 år till 3 år.

Traktamente

Så fungerar traktamente

Allmänt
Traktamentet finns för att täcka ökade levnadskostnader under  en tjänsteresa, det vill säga utgifter för logi, högre måltidskostnader än vanligt och diverse småutgifter. För att ha rätt till traktamente måste den anställde övernatta minst en natt för att arbetsgivaren ska kunna betala ut ett skattefritt traktamente. Det krävs också att den anställde reser till en plats som ligger mer än 50 kilometer från den vanliga arbetsplatsen och mer än 50 kilometer från bostaden.

Skattefritt och skattepliktigt
Ett traktamente som inte är högre än vissa avdragsgilla schablonbelopp brukar kallas skattefritt traktamente. Vissa arbetsgivare betalar ut en högre ersättning och den del som överstiger det skattefria traktamentet blir då skattepliktigt traktamente och den anställde får betala skatt på den delen av traktamentet.

Hel och halv dag
För tjänsteresa som pågår längst tre månader kan arbetsgivare för varje hel dag betala ut ett schablonbelopp (maximibelopp) utan skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Som halv dag räknas avresedagen om resan påbörjas klockan 12.00 eller senare och hemkomstdagen om resan avslutas klockan 19.00 eller tidigare. Det skattefria dagtraktamentet är då ett halvt schablonbelopp. Schablonbeloppet skiljer sig mellan länderna och kan hittas på Skatteverkets hemsida.

Logi
Kostnader för logi kan skattefritt ersättas den anställde. Den anställde ska då visa upp kvitto eller liknande för att få ersättning. Om den anställde haft utgifter för logi men inte visat dem kan du betala ut skattefritt nattraktamente med ett halvt maximibelopp, d.v.s. 110 kr per natt (för Sverige).

Minskning av traktamentet om kost ingår i hotellpris eller arbetsgivaren betalar
Om arbetsgivaren bekostat den anställdes måltidskostnader under tjänsteresan ska det skattefria traktamentet minskas, eftersom den anställde då inte haft ökade måltidskostnader. Kost som obligatoriskt ingår i priset på allmänna transportmedel ska inte minska traktamentet. Om arbetsgivaren har bekostat alla måltider kan endast traktamente för småutgifter betalas ut skattefritt. Detta motsvarar 10 % av maximibeloppet. Nedan är en tabell som visar om minskning ska ske vid olika typer av kostnader.

 

Minskning av traktamentet Förmånsbeskattning
Fri kost under tjänsteresa huvudregel

JA

JA

Hotellfrukost som ingår obligatoriskt i rumspriset

 

JA

NEJ

Kost på allmänna transportmedel som ingår obligatoriskt i priset

 

NEJ

NEJ

Representation (Intern/Extern)

JA

NEJ

 

Vilket alternativ ska jag välja?
Värde i Companyexpense Vad händer med traktamentet?
Den anställde har själv stått för kostnaden, ingenting kryssas för i Companyexpense. Ingenting, den anställde får ersättning enligt de traktamentesbelopp som företaget bestämt.
Den anställde har fått ersättning för måltidskostnader i samband med representation. Traktamentet minskas med ett schablonavdrag för dessa måltider. Ingen förmånsbeskattning.
Den anställde fick frukost som ingick i hotellpriset. Traktamentet minskas med ett schablonavdrag för frukost. Ingen förmånsbeskattning.
Den anställde fick frukost som ingick i priset för allmänt transportmedel, exempelvis i flygbiljetten. Ingenting, den anställde får ersättning enligt de traktamentesbelopp som företaget bestämt.
Arbetsgivaren har ersatt den anställde för den faktiska kostnaden för måltiden utan att det skett i samband med representation, kostförmån. Traktamentet minskas med ett schablonavdrag för dessa måltider. Den anställde kommer också bli förmånsbeskattad för dessa måltider som värderas enligt schablon. Det skattegrundande belopp för frukost, lunch och middag finns på Skatteverkets hemsida, dessa belopp visas även i utläggsrapporten om den anställde har angivit Kostförmån.

 

Hur registrerar jag ett inrikestraktamente i appen?

Hur registrerar jag ett utrikestraktamente i appen?

Vad bestämmer vilket land schablonbeloppet ska baseras på vid utrikestraktamente?

Om den anställde under en dag uppehåller sig i flera länder används normalbeloppet/schablonbeloppet för det land där den anställde tillbringat den längsta tiden av dagen (06–24). Här bortser man från restid med flyg och båt mellan länderna. Ibland kan det bli aktuellt att tillämpa de svenska traktamentsbeloppen för avrese- respektive hemkomstdagen. Det inträffar om den längsta tiden av tjänsteresan dessa dagar tillbringas i Sverige. Har den anställde påbörjat tjänsteresan före kl. 12.00 respektive avslutat den efter kl. 19.00 räknas det som hel dag och det högsta skattefria traktamentet blir det svenska maximibeloppet, 220 kr. Om den längsta tiden av avrese- eller hemkomstdagen tillbringats i ett annat land ska normalbeloppet för det landet användas. Om resan i stället påbörjats kl. 12.00 eller senare respektive avslutats kl. 19.00 eller tidigare blir det skattefria traktamentet 110 kr eller ett halvt normalbelopp för det land där längsta tiden av dagen tillbringats.

Vad baseras schablonbeloppen på för respektive land?

Skatteverket fastställer årligen normalbelopp för de flesta av världens länder. Beloppen bygger på vad det kostar att äta på restaurang av normal standard i respektive land. Normalbeloppen publiceras i Skatteverkets allmänna råd. Du kan också se dem på http://www.skatteverket.se/utlandstraktamente. Om det saknas belopp för något land gäller beloppet för ”Övriga länder och områden”.

Jag övernattade hos en bekant, vad ska jag fylla i?

Kolla det med din arbetsgivare. Enligt Skatteverkets regler har företaget i detta fall rätt att betala ut ett skattefritt nattraktamente som baseras på ett halvt schablonbelopp. Om du har rätt till det ska logi inte markeras i Companyexpense, du kommer då se att du får extra ersättning för logi.

Rapporter

Hur skickar jag in mina utlägg?

När ska jag skapa utläggsrapporter?

Vi rekommenderar att du registrerar utläggen direkt när du får kvittona i handen under månadens gång. I slutet av månaden när det är dags att skicka in utläggen skapar du en utläggsrapport dit du knyter alla dina ej inskickade utlägg och skickar in.

Hur raderar jag ett utlägg från en utläggsrapport?

Klicka in dig på rapporten så att du ser alla utlägg som är inkluderade i rapporten under Inkluderade utlägg. Här måste du först bocka ur det utlägget som du vill radera och sen spara rapporten så att det inte längre ingår i rapporten. Gå sedan till översikten så ligger utlägget nu under Ej inskickade utlägg. Klicka in dig på utlägget så hittar du alternativet Radera där.

Var hittar jag mina skickade rapporter?

Gå in under Utläggsrapporter i menyn till vänster, under sektionen Inskickade rapporter alternativt Utbetalda rapporter (beroende på din organisations inställningar) ser du alla dina inskickade/utbetalda rapporter.

Inställningar

Hur tar jag bort den automatiska beräkningen av moms?

Om du inte vill att momsen ska beräknas per automatik när du fyller i beloppet på ditt utlägg i appen är det enkelt att stänga av den funktionen. I appen går du via menyn till Inställningar, där slår du av funktionen.

Kan jag stänga av automatisk analys av kvitton?

Under Inställningar har du möjlighet att slå av den automatiska analysen av kvittot.

Jag vill bara få med kvittot i bild när jag fotar det. Går det att beskära bilden?

Ja, det går. Under Inställningar har du alternativet Använd den manuella kameravyn. Om den inställningen är avstängd så kan du när du fotar kvittot beskära bilden. Du får då upp ett rött fält som i kameravyn – vinkla kameran så att det täcker hela ditt kvitto – ta bild.

Ta mig till frågor för:    ANVÄNDARE  |  ADMINISTRATÖRER  |  PARTNERADMINS

Administratörer

Administrera

Hur sätter jag upp en ny organisation?

Växla från Privat läge till Partner i menyn till vänster. Längst ner till vänster på sidan har du valet Lägg till organisation, klicka där så får du sätta upp er kunds organisation genom att först ange organisationsnummer.

Här kan du ladda ner vår checklista för att inte missa något när du sätter upp en ny organisation.

Hur lägger jag till en attestant?

Ska alla rapporter attesteras av samma person gör du enligt följande:

  • Gå in under Min organisation och sedan Attest och avdelningsstruktur
  • Aktivera attestering och sätt en standardgodkännare.

Ska det finnas mer än en attestant så att rapporterna attesteras av olika personer:

  • Gå in under Min organisation och sedan Attest och avdelningsstruktur
  • Aktivera attestering och sätt en standardgodkännare. Den här personen kommer godkänna rapporter som tillhör användare som inte knyts till en avdelning eller rapporter som överskrider en attestants eventuella maxbelopp att godkänna.
  • Sätt upp en avdelningsstruktur genom att klicka på plusset till höger om organisationens namn och knyt en godkännare till varje avdelning ute till höger.
  • Gå nu in under Användare i menyn till vänster och klicka på användarna, här väljer du avdelning att knyta dem till under Avdelning.
Kan kunden själv vara administratör för sitt bolag?

Det går bra att sätta en användare under ett bolag som administratör. Gå in under Användare på organisationen och tryck Ändra till höger om den användaren som ska få administratörsrättigheter så kan du aktivera Administratör.

Hur kopplar jag Companyexpense till Visma eEkonomi?

Innan du kan koppla Companyexpense mot Visma-portalen behöver du logga in och aktivera API integration i Visma e-Ekonomi. Följ stegen nedan.

Aktivera API (Integration) i Visma eEkonomi
1. Logga in på ditt konto i Visma
2. Under menyn till vänster hittar du ”tillval” och välj denna.
3. Välj sedan ”Fler tillval” och scrolla ner till ”Visma Integrationer”
4. Välj denna och tryck på ”Aktivera”
5. Nu är du klart för att koppla ihop ditt ekonomisystem med Visma eEkonomi.

Du kan också läsa mer här.

Efter att du gjort det kan du koppla ihop Companyexpense med Visma eEkonomi. Logga in och gå in under Inställningar och klicka på pennan. Välj sedan Visma eEkonomi och logga in med ditt Visma-inlogg i rutan som dyker uppför att godkänna kopplingen.

En kund vill avsluta sitt konto, hur gör jag?

Gå in under den organisation det gäller och sen in under Min organisation i menyn till vänster. Till vänster under fliken Information har du alternativet Ta bort organisationen, klicka där för att avsluta kontot.

Rapporter

Hur ser jag att det finns rapporter att hantera?

När du loggar in och växlar över till en organisation syns en notis med en röd siffra bredvid Rapporter i menyn till vänster om det finns rapporter att hantera. Gå in under Inställningar och lägg till dig själv som ”mottagare av påminnelse när rapport kan skickas” så får du en notis via mail varje gång en användare har skickat in en rapport som är redo att skickas till mottagaren.

Jag vill ändra i en rapport innan jag skickar den vidare, går det?

Det går bra. Klicka på rapportens namn så får du upp en lista över alla utlägg som ingår i rapporten. Genom att klicka på utläggen kan du enkelt justera informationen. Bocka ur Automatiskt kontering så får du möjlighet att kontera utlägget manuellt. Vill du direkt ändra kontot på kategorin även inför framtida registreringar på den kategorin går du in under Inställningar och Utläggskategorier och ändrar kontot där. När du sedan skickar in rapporten skickas den efter de nya inställningarna.

Ändringar som påverkar totalbeloppet i rapporterna går inte att göra innan du gått in under Inställningar och bockat i Tillåt administratörer att ändra rapporter. Alla ändringar som görs efter att den funktionen är påslagen kommer att loggas samt visas som en bilaga i rapporterna för att användarna ska kunna se vad som ändrats.

Hur skickar jag tillbaka en rapport till en attestant eller en användare?
  • Gå in under Rapporter och sedan till Att attestera eller Redo att skickas beroende på vart i flödet rapporten befinner sig.
  • Klicka på Hantera ute till höger om rapporten och väljer Skicka tillbaka till användaren eller Skicka om för attest.
Hur skickar jag om en felaktig rapport som blivit korrigerad?

Efter att du har korrigerat de utlägg som behövdes ändras så är det bara att skicka om rapporten genom att klicka på Hantera till höger om rapporten.

Jag har raderat en rapport i ekonomisystemet, går det att skicka den på nytt?

Det går bra. Companyexpense får ett svar från mottagarsystemet kring vilket verifikat som rapporten bokförts på, vi behöver först ta bort det här svaret innan du kan skicka om rapporten. Detta då det inte går att skicka samma information två gånger. Efter att vi gjort det går du in under Rapporter och fliken Inskickade rapporter, här klickar du Hantera till höger om rapporten inne i Companyexpense, där har du möjlighet att välja att skicka om rapporten.

Vilket datum bokförs utläggsrapporten på?

Beroende på organisationens inställningar kan du välja vilket datum som ska användas för verifikationerna som skapas. Det finns möjlighet att välja ett valfritt datum vid inskick men för att det ska vara möjligt bör du aktivera redigeringsläget av rapporterna, vilket innebär att godkända rapporter samlas upp innan de manuellt skickas iväg till mottagaren. Det går också bra att använda datumet för senaste utlägget eller inskickningsdatumet som bokföringsdatum.

Jag har ändrat attestant på en organisation men personen har fortfarande inte tillgång att attestera, vad beror det på?

Gå in under Rapporter och fliken Att attestera, klicka på Hantera längst ut till höger om rapporten och välj Skicka om för attest så skickas rapporterna till den nya attestanten.

Efter att du har bytt attestant så innebär det att rapporterna som skickas in från och med ändringstillfället kommer gå till den nya personen för attest. Rapporter som skickats in innan ändringen ligger därför redan för attest hos personen som tidigare var uppsatt och behöver skickas om.

Följer information om deltagare vid representation med över till Fortnox?

Skickar du rapporten som ett verifikat till Fortnox, vilket du ställer in under Inställningar och kortet Fortnox, så kommer informationen kring deltagare automatiskt med då hela PDF-rapporten följer med som bild och man ser angivna deltagare i rapporten.

Skickar du varje utlägg som ett eget verifikat så kommer respektive kvittobild att finnas som bild till respektive verifikat, hela rapporten kommer alltså inte med utan endast kvittobilderna. I det här fallet bör man då antingen bifoga en deltagarlista på representationsutlägg, möjlighet till att lägga till bilagor finns längst ner i och med att man registrerar ett utlägg. Alternativt så kan användarna ange vilka som deltog i beskrivningen. kontrollera vad som inte kommer finnas tillgängligt.

Vi ska använda oss av Visma Lön, vad ska anges i kontoplanen?

Det är utläggskoderna i Visma lön som ska sättas upp under Nummer i kontoplanen inne i Companexpense.

Du hittar utläggskoderna i Visma genom att välja Arkiv och Företagsunderhåll för att sedan välja Företagsinställningar. Under import/export väljer du att under Import klicka på Utläggskoder. Koderna du ser till vänster måste sedan skrivas in och ersätta texten Utläggskod från Visma Lön inne i Companyexpense.

Kortkoppling

Jag har aktiverat kopplingen med företagskort men inga transaktioner kommer in, vad är fel?
  • Kontrollera att fullmakten som skickades till kontaktpersonen du angav när du aktiverade kopplingen är ifylld och inskickad till banken. Efter att du skickat in fullmakten dröjer det några dagar innan transaktionerna kommer in.
  • Gå in under Användare och kontrollera att du angett användarnas anställningsnummer (samma som finns registrerat hos banken).
  • Gå in under Användare och kontrollera att du bockat för företagskort samt angett information på användaren i form av vilken bank det gäller, fakturadag vem som har betalningsansvar av fakturan samt, kredit- och debetkonto för kortet.
  • Kontakta banken och stäm av att det finns anställningsnummer registrerade där på användarna.
Rapporten går inte att skicka in trots att sista dagen i fakturaperioden har passerat, vad är fel?

Efter att fakturaperioden är förbi genererar banken fakturan. Den filen skickas till oss ett par dagar efter det. Då gör vi matchningen och användarna kan skicka in sina rapporter. Hur snabbt detta sker beror helt enkelt på hur snabba banken är att skicka filerna till oss.

Kan jag som administratör påminna användarna att de ska skicka in sina rapporter?

Ja, under Rapporter och fliken Företagskort ser du alla pågående rapporter, vilken användare de tillhör samt om några utlägg i rapporten behöver kompletteras. Längst ut till höger har du möjlighet att skicka påminnelse till de användare där fakturan är mottagen att det är dags att skicka in.

Hittar du inte svaret på din fråga?

Hör av dig till oss så hjälper vi dig!
0771 584 886

Öppet vardagar kl 08-16
Lunchstängt kl 12-13

Partneradmins

Administrera

Hur når jag min partnersida?

I menyn till vänster växlar du från Privat läge till Partner.

Hur lägger jag till en ny organisation under vår partnerkod?

Växla över till Partner, under första fliken Organisationer ser du alla organisationer som finns upplagda i dagsläget. Klicka på Lägg till organisation för att registrera en ny i systemet.

Hur lägger jag till ytterligare en administratör av vår partnerkod?

Vi hjälper er att lägga till administratörer. Maila oss för- och efternamn samt mailadresserna på den/dem som du vill lägga till så bjuder vi in dem.

Hur lägger jag till en redovisningskonsult på en organisation under vår partnerkod?

Efter att du loggat in växlar du från Privat läge till Partner i menyn till vänster. Du kommer nu till er partnersida. Under Organisationer ser du alla de organisationer som är kopplade till er partnerkod och genom att klicka på pennan under Redigera på respektive organisation får du upp möjligheten att välja Lägg till redovisningskonsult. På så sätt kan du lägga till rätt redovisningskonsult på rätt kunds bolag. En redovisningskonsult når endast de organisationer som man blivit tilldelad.

På partnersidan finns alternativet Skapa ny mall, vad innebär det?

Att lägga upp en mall innebär att du sätter upp en standardmall för inställningarna så att du har vissa saker förinställda och som du kan utgå ifrån för att slipper lägga upp allt för varje ny kund du registrerar.

Klicka på Skapa ny mall och ange ett namn på mallen, spara när du är klar. Genom att sedan trycka Ändra till höger om din nya mall kan du designa appen med vilka fält som ska vara synliga samt ikon och bakgrundsbild i appen. Du kan också sätta upp inställningarna för mallen. Nästa gång du lägger till en kunds organisation kan du välja att använda dig av en mall du skapat och då också direkt ställa in de inställningar som finns i mallen.

Du kan skapa en eller flera mallar och använda dessa när en kund inte använder sig av en API-kopplad lösning för rapportmottagare. Vi erbjuder också några standardmallar som innehåller de vanligaste uppsättningarna.

Hur tar jag bort en organisation under vår partnerkod?

Under Organisationer når du alla organisationerna. Klicka på Öppna till höger om organisationen du vill ta bort så kommer du till administratörsgränssnittet för den organisationen. Här under Min organisation och fliken Information finns alternativet Ta bort organisationen, klicka där för att radera den.

Manual

Ta mig till frågor för:    ANVÄNDARE  |  ADMINISTRATÖRER  |  PARTNERADMINS