Är det rättvist att någon annan ska betala för fusket?

Nov 7, 2018

Den 29 oktober publicerade Aftonbladet sin nu årliga genomgång av hur väl våra riksdagsledamöter sköter sin ekonomi och därigenom hanteringen av våra skattemedel. Precis som vid tidigare granskningar var resultatet inte så upplyftande – tio ledamöter har fått krav på att återbetala arvoden och utlägg, fyra fick lämna sina uppdrag.

Hur påverkar detta allmänhetens inställning till att själva noga och ärligt redovisa de utlägg man haft för sina arbetsgivares räkning, oavsett om man är anställd i ett litet eller stort företag, privat eller offentligt. Ingen vet, vi vet dock att fusket kostar och det är i slutändan någon annan som får stå för notan. Hur mycket kostar det att anställda fuskar med utlägg och kan man göra något åt det?

Varje gång jag läser dessa artiklar ställer jag mig frågan, hur är det möjligt att det kan fortgå och varför staten inte ställer samma krav på sina tjänstemän som de gör på oss medborgare?

Om det nu fuskas inom landets högsta förvaltning, där slarv och rent fusk får stor medial uppmärksamhet, hur mycket fuskas det då där det mediala intresset är lågt?

Och svaret på den frågan är enligt rapporten Report to the Nations av ACFE¹ (Association of Certified Fraud Examiners) en hel del. Enligt rapporten så är medianvärdet 31 000 dollar per fall i västra Europa för företag med färre än 100 anställda.

I rapporten nämns också att nästan hälften av fusket går igenom p.g.a bristande interna kontroller. Och de anställda som uppdagas fuska upptäcks genom tips från andra anställda.

Ladda ned hela rapporten här >>

Vår erfarenhet genom arbete med 1000-tals uppdrag är att de flesta företag fortfarande använder förlegade processer och rutiner (läs manuella) för att hantera sina anställdas utlägg, reseräkningar och papperskvitton. Vi ser också att hela processen med att granska kvitton och verifikationer också är helt manuell varför det inte är förvånande att fel uppstår – för vem orkar, har tid eller lust att granska oläsliga, skrynkliga kvitton som i tid och otid väller in från anställda.

Frågan om hur man kommer till rätta med fusket är om lösningen är att anställa fler granskare eller att digitalisera processerna och samtidigt göra livet lättare för de anställda?

Genom åren har vi dragit samma slutsatser som ACFE. Med våra slutsatser som utgångspunkt har vi byggt marknadens ledande utbud av digitaliseringstjänster för just utlägg och kvittohantering.

Vår tjänst Companyexpense är idag Nordens ledande lösning för företag, myndigheter och organisationer som bestämt sig för att effektivisera administration av utläggshantering och kvittoredovisning.

Vi har precis som ACFE tagit fasta på vetskapen om att man med hjälp av dataanalys kan minska kostnaden för fusk med 52 procent och identifiering av fusket går 58 procent snabbare. Vår lösning bygger på att digitalisera hela flödet och nyttja ledande teknik som till exempel digital utläggshantering, machine learning och AI (Artificial Intelligence) för att analysera, granska och flagga misstänkta utlägg, reseräkningar och kvitton.

När vi pratar om att digitalisera hela flödet så menar vi allt från köptillfället, genom hela kedjan av redovisning och dokumentation till bokföring och utbetalning.

Vi har systematiskt arbetat för att påverka bland annat detaljhandeln att byta ut papperskvittot och istället implementera digitala kvitton. En så omfattande förändring tar lång tid och kräver beslutsamhet och envishet. Det går långsamt men nu ser vi att saker börjar hända – på riktigt.

Med digitala kvitton sparar handeln både på miljön och pengar. Som handlare sparar man stora pengar på inköp av kvittorullar och kvitton som kunden oftast inte vill ha.

Med digitala kvitton sparar handeln både på miljö och pengar

Handeln kan bidra med att stävja fusk genom att implementera digitala kvitton då en digitalisering av kvittoprocessen gör det svårare att skicka in kvittot flera gånger, vilket är möjligt med papperskvitton och PDF-kvitto. Genom att vår digitaliserade process inkluderar ett digitalt arkiv som flaggar för om någon försöker redovisa kvittot flera gånger blir det svårt att fuska.

För att bidra till effektiviseringen av företagens hantering av kvitton, minskning av felaktigheter och fusk har vi genom åren bidragit till framtagningen av Svenska kvittostandarden (SDRS), en standard som möjliggör legalisering – digitalisering av kvitton.

Vår ställning är solklar – vi arbetar målmedvetet för att förenkla och effektivisera vardagen för våra kunder, partners och i slutändan, deras anställda och kunder. Vår tjänst skapar nya möjligheter att utnyttja digitalisering av kvitton för att erbjuda användaren att redan vid köptillfället registrera köpet som ett utlägg. Användaren slipper fotografera kvittot, det går direkt vidare till företagets tjänst för utläggshantering. Säkert, effektivt och så skapas data för analys, kontering och attestering.

Men viktigast av allt – vi gör det enkelt och bekvämt att hantera det som många anser vara en plåga – hantera och redovisa kvitton – dessutom effektivt och säkert.

Hantera och redovisa kvitton effektivt och säkertLäs mer hur du kan addera mervärde till kvittot >>

Nästa gång du handlar – fråga efter ett digitalt kvitto!

Av:

Jessica Sundström, CMO på Companyexpense

Jessica Sundström
CMO, Companyexpense
jessica.sundstrom@companyexpense.se


 

[1] Report on the nations 2018 global study on occupational fraud and abuse