Hur gör jag med kvittot?

Dec 13, 2019

Hur gör jag med kvittot? Det är en av de vanligaste frågorna som vi får från våra kunder. Frågan ställs i kontexten av att en anställd gör ett inköp för företagets räkning och sedan redovisar detta utlägg i en reseräkning för att få ersättning för det.

Reglerna för hur man ska spara kvittot regleras av bokföringslagen och säger att kvitton för företagets räkning ska sparas så som det först togs emot.

Kvittohög i portfölj
Kvitton för företagets räkning ska sparas så som det först togs emot. 

En enkel regel men som försvåras av att kvittot numera kommer i olika former.

1:a generationen av utläggshantering

I första generationen utläggshantering ingår papperskvitto och scannade kvitton.

1. Papperskvitto

Erhålls ett papperskvitto vid köptillfället ska det sparas i 7 år.

Ca 70% av alla företag har fortfarande en manuell hantering av papperskvitton. Hanteringen består av att den anställde samlar ihop kvittona och häftar fast dem på ett A4-ark tillsammans med en sammanställning över reseräkningen. Processerna för attestering och arkivering av dessa kvitton är både manuella och tidskrävande.

2. Scannat papperskvitto

Om papperskvitto görs om till digital form genom att kvittona scannas så räcker det att arkivera papperskvittot i 3 år.

2:a generationen av utläggshantering

I andra generationen utläggshantering görs papperskvittona till digitala kvitton.

3. Fotat kvitto

I andra generationens utläggshantering finns möjlighet att ta ett foto av kvittot. Kvittot överförs då från pappersform till digital form. Då ska papperskvittot endast sparas i 3 år.

4. Mailkvitto

Med e-handeln kommer ytterligare en kvittotyp, det vill säga att kvittot kommer digitalt till mailkorgen. Dessa kvitton är i sitt ursprung digitala och behöver därför inte skrivas ut och sparas i pappersform. De kan istället mailas direkt till utläggstjänsten för digital arkivering.

Papperskvitton som görs om till digital form

Nedan är ett exempel på hur papperskvitton som görs om till digital form kan hanteras.

Kvittohantering i praktiken

Nya generationen utläggshantering

5. Digitalt kvitto från kassan

I början av nästa år kommer en ny kvittotyp dyka upp i handeln – digitala kvitton i Kivra. Det innebär att istället för att få ett papperskvitto, får man ett digitalt kvitto direkt till sin utläggstjänst. Eftersom ursprunget av detta kvitto är digitalt krävs endast digital arkivering.

Så här kommer det se ut

Digitalt hela vägenSummering

  • Första generationen  – Papperskvitton sparas i 7 år.
  • Andra generationen – Papperskvitton omförda till digitalt medium – Scannade och fotade papperskvitton sparas i 3 år och sedan den digitala kopian i 4 år.
  • Nya generationen – Digitala kvitton från kassan – all arkivering sker digitalt i 7 år. 

Den totala arkiveringstiden enligt bokföringslagen är sju år – det är betydligt effektivare och bättre för miljön om det sker i digital form. 

Mer detaljer om reglerna som gäller finns att läsa här>> 

Vill du veta mer? 

Är ni nyfikna på att veta mer om nya generationens utläggshantering? Kontakta gärna oss så berättar vi mer.