Automatisera utlägg: En smidig hantering av köp gjorda med företagskort

feb 24, 2021 | News

Företagskortet är för många företag den bästa lösningen för att hantera utlägg och reseräkningar. Men borde det vara det?

Företagskort hanterar ofta allt från dagliga kostnader och prenumerationer till engångskostnader som event, resor och representation. Men stegen efter en korttransaktion är sällan automatiserad eller optimerad för personalen som hanterar dessa utlägg.

Enligt lag måste företag redovisa alla sina utlägg korrekt tillsammans med nödvändig dokumentation (kvitton, fakturor, etc.), och denna process är tyvärr ofta suboptimal. Det är inte ovanligt att ekonomiavdelningen måste gå igenom komplicerade processer med flera system som är både tidskrävande och skapar frustration.

Genom att automatisera hanteringen av utlägg och reseräkningar lämnar vi dagens tråkiga manuella processer för gott. Men för att uppnå automatiserad utläggshantering behövs en viktig parameter, nämligen högkvalitativ data, och datan måste vara; i realtid, rik på information och välstrukturerad.

 

Data i realtid

Tillsammans med Nordea och deras OpenCard-plattform möjliggör vi automatiserad hantering av utlägg gjorda med företagskort i realtid, genom sofistikerade och säkra API-integrationer.

 

Rik och strukturerad information

Tack vare den högkvalitativa datan som genereras i vårt samarbete, så synkroniseras First Card-transaktioner automatiskt med Companyexpense. Utläggstjänsten konverterar därefter transaktionsdatan till ett utlägg redo att bokföras – en helt automatisk process helt enkelt!

 

Automatiserad utläggshantering i vardagen

Vi tittar på ett exempel och överväger scenariot att hantera en prenumeration. Närmare bestämt, återkommande transaktioner från Google Ads – en typisk kostnad för marknadsföringsteam.

Utläggshantering integrerad med OpenCard-plattformen

Att hantera de här återkommande transaktionerna skulle se ut så här:

  1. Korttransaktionen omvandlas automatiskt till ett utlägg i realtid.
  2. Marknadschefen meddelas automatiskt och bifogar kvittot till utlägget i appen.
  3. Ekonomiavdelningen godkänner utlägget och skickar det direkt från appen till företagets redovisningssystem.

Alla steg är gjorda i en smidig app över flera olika avdelningar. Om vi istället tittar på att hantera samma scenario fast utan API-integration…

Utläggshantering utan API-integrationer

  1. Ekonomiavdelningen loggar in på sitt bank- eller kort-konto och samlar in all transaktionsdata.
  2. De matar manuellt in transaktionsdatan i redovisningssystemet och lägger ”marknadsföring” som kostnadsställe.
  3. De kontaktar sedan ansvarig marknadschef för att samla in kvitton.
  4. Marknadschefen samlar in alla kvitton från Google Ads och skickar dem (via e-post, chatt eller post?) till ekonomiavdelningen.
  5. Därefter matchar ekonomiavdelningen manuellt varje kvitto med korrekt transaktion.
  6. Slutligen bokför de utlägget manuellt i redovisningssystemet.

Skillnaden är ganska tydlig; utan API-integrationer kräver utlägget tre till fyra system och förmodligen många timmar förrän det är hanterat och klart, jämfört med ett enkelt system integrerat med OpenCard-plattformen.

 

Findity och Companyexpense investerar i företagskortupplevelsen

Vår VD har ordet;

Vi fortsätter att investera i teknik för att driva innovationen av utläggshantering framåt. Vi fokuserar på att effektivisera företagskortupplevelsen och anser att automatiserad utläggshantering ska vara tillgänglig för alla – oavsett vilket företagskort du använder.

Ett bra exempel är vårt samarbete med Nordea; där vi som pionjärer i deras OpenCard-plattform integrerar och omvandlar korttransaktioner till utlägg – vilket automatiserar utläggshanteringen för deras kunder.

Patrick Olsson - VD

Patrick Olsson

VD, Findity & Companyexpense

 

Vill du veta mer om Companyexpense och hur det fungerar?
Kontakta oss här >>

Fler inlägg

Nyhetsbrev december 2020

Nyhetsbrev december 2020

Vi avslutar år 2020 på bästa sätt – nu är vi nämligen 100 000 som hanterar utlägg och reseräkningar digitalt och automatiserat. I vårt senaste nyhetsbrev kan du läsa mer om det, vår topp 3 av nya funktioner och se ett spännande webinar om framtidens ekonomiavdelning!

läs mer
Nyhetsbrev september

Nyhetsbrev september

Nu kan du använda Companyexpense i Norge, Finland & Danmark! Läs mer om det, om nya funktioner och anmäl dig till kommande webinar i vårt senaste nyhetsbrev!

läs mer