Mer tid, mindre arbete: 8 administrativa uppgifter att automatisera

mar 22, 2021

Automatisering är fantastiskt. Tänk dig att kunna minska (eller till och med helt ta bort) monotona och tidskrävande administrativa uppgifter för dina medarbetare och istället ge dem möjlighet att utföra mer meningsfullt arbete.

Oavsett företagets storlek medför automatisering alltid ett värde. Automatisering är dock i ständig förändring – förut var det bara ett verktyg som var tillgängligt för stora företag, men är nu något som är tillgängligt (och prisvärt) för så gott som alla.

I själva verket är det nog särskilt användbart för mindre företag där anställda ofta har mer “allsidiga” roller.

Låt oss ta en titt på åtta administrativa uppgifter som du kan automatisera för att ge din personalstyrka tid att fokusera på kärnverksamheten.

Lönehantering

Att automatisera lönehantering täcker ett brett spektrum av administrativa uppgifter – inklusive att beräkna löner baserat på antal arbetade timmar, såväl som att sammanställa skatteunderlag för externa organ. Beroende på företagets storlek kan dessa uppgifter vara en heltidsanställning för en person eller till och med ett helt team. Om det blir misstag i lönehanteringen får det allvarliga konsekvenser, antingen blir personal upprörda då de får fel lön eller så kan företaget bli föremål för en utredning av Skatteverket.

Här är noggrannhet och konfidentialitet av största vikt. Om man har ett automatiserat system slipper man oroa sig för att information avslöjas till någon utan tillbörlig tillgång. Har man programmerat korrekt är risken för misstag väldigt liten. Om en avvikelse inträffar flaggas felet av en bot för att uppmärksamma den mänskliga användaren som övervakar uppgiften.

På det här sättet har personalen fortfarande det slutgiltiga ordet – utan att behöva ägna otaliga timmar åt att granska fakta och siffror.

Rapportering

Rapportering utgör en stor del av mångas dagliga arbete och är oftast en repetitiv arbetsuppgift som sker samma tid varje dag, vecka eller månad. Många av dessa rapporter kan dock enkelt automatiseras och frigöra värdefull tid för flera avdelningar på alla typer av företag.

Eftersom manuell rapportering kan vara så tidsödande, skulle tiden personalen sparar genom automatisering istället kunna användas till att granska datan i detalj eller till och med förbättra hur rapporteringen utförs. Informationen kan alltid filtreras manuellt efter att rapporten har genererats, vilket gör det möjligt för personalen att efter behov använda sin egen kunskap för att få djupare inblick i varje rapport.

Tidsuppföljning

Att hålla koll på processer kan vara ett utmärkt sätt för att förstå effektivitet, erfarenhetskrav och kostnader. Till exempel om man ska skapa utbildningsprogram för nya aktiviteter i verksamheten och behöver förstå hur lång tid vissa processer tar att genomföra. Eller om man behöver undersöka hur mycket tid, kostnad och arbete som krävs för att börja producera en ny produktlinje i en fabrik.

Genom att automatisera tidsuppföljning för dessa uppgifter kan man garantera att tiden för processen registreras korrekt varje gång uppgiften slutförts. Detta eliminerar behovet av att ha en person som fysiskt övervakar uppgiften och innebär också att flera uppgifter kan övervakas samtidigt.

Datainmatning

Automatisering beskrivs väldigt ofta som ett fantastiskt sätt att hantera stora mängder information – utan behov av mänsklig hantering. Även om det är sant glöms ofta den andra sidan av dataströmmen bort. Det kan ta lång tid att konvertera data från papper eller till och med från en annan programvaruplattform och manuella inmatningsfel inträffar nästan alltid.

Med nuvarande teknologi blir datainmatning enkelt. Program som känner igen text eller handstilar kan ta in data mycket snabbare än en människa och exportera det i ett format som kan användas i vilket system som helst.

Schemahantering

Att hantera flera team kan vara komplicerat, men att hantera scheman och se till att uppgifter utförs av rätt människa i rätt tid behöver inte vara det. Med en ökning av automatiska schemaläggare kan du utnyttja kraften hos AI för att säkerställa att du har täckt alla eventualiteter.

Du kan börja med att föra in information om din personal i automatiseringsverktyget, såsom kvalifikationer, avklarade utbildningar och tillgängliga tider, tillsammans med beskrivningar av de uppgifter som behöver utföras. Boten kommer sedan att fördela uppgifterna till personalen baserat på deras förmåga och tillgänglighet.

Projektledning

Även om det inte går att helt automatisera projektledning, eftersom mänsklig övervakning är nödvändig för att hantera oväntade händelser och komplikationer, så går det att automatisera delar av det. Övervakning av delar av projekt innebär att man manuellt behöver kontrollera många olika saker såsom missade tidsfrister, överbelastade resurser eller kritiska förändringar.

Dessa delar måste fixas av projektledaren, men processen att kontrollera status kan enkelt hanteras genom automatisering. Detta hjälper till att säkerställa att man inte missar något samt att viktiga förändringar rapporteras när de inträffar.

Insamling av kunddata

Att kunna samla information om och från dina kunder är ett bra sätt att hjälpa försäljningsteamet. Men för att göra det, måste man säkerställa att man inte missar någon potentiell information. Det kan verka som en enkel lösning, men som en typ av automatisering kan kontaktformulär på webbsidan vara ett utmärkt sätt att samla information dygnet runt och direkt mata in det i CRM-systemet.

En sådan bot kan hantera en enorm mängd indata samtidigt och du kan ställa in valideringskontroller för att säkerställa att den insamlade informationen är korrekt, konsekvent och ändamålsenlig.

Utläggshantering

För all administrativ hantering kring utlägg och reseräkningar eller analys av sådana transaktioner är det nödvändigt att hanteringen är säker, korrekt och går snabbt. Det är också viktigt att Skatteverkets regler efterföljs samt att personalen får ersättning i tid.

Automatisering kan eliminera den stress som kommer av att utföra alla dessa uppgifter utan att personalen behöver göra särskilt mycket. Allt som behövs är grundläggande information om uppgiften såsom utläggsbelopp, information om anställda och skatteimplikationer.

Du behöver inte längre jaga personalen för att få in papperskvitton, eller be dem använda icke fakturerbar tid för att fylla i flertalet excelark för att redovisa utlägg och reseräkningar. Med rätt utläggstjänst automatiseras allt sådant.

 

Som du ser finns det en mängd vanliga, men viktiga, administrativa uppgifter som kan hanteras automatiskt. Vi har bara skrapat lite på ytan här, men det bästa du kan göra är att granska din verksamhet för att hitta de områden som tar upp dyrbar tid för dina anställda. Där du hittar uppgifter som kräver mycket arbete och stor noggrannhet, finns det ofta bra möjligheter för automatisering.

Sammantaget är automatisering bara ett sätt som företag förändras på, i linje med bredare digitala förändringsmål. Intensiteten för innovationsinsatserna ökar. Kunder förväntar sig mer och företag som kan ägna mer tid åt att möta sina kunders behov är de som kommer att blomstra.

Med detta i åtanke, är det för många företag inte längre en fråga om ”har vi råd med automatisering?”, utan mer ”hur kommer vi igång?”.

Fler inlägg

Redo att automatisera Expense Management?

Redo att automatisera Expense Management?

Står ni i startgroparna att automatisera hanteringen av utlägg och reseräkningar? Här får du veta vad du ska tänka på när du väljer utläggstjänst och vad tjänsten ska erbjuda!

läs mer