Administratören

Elektronisk körjournal

Gör det enklare att rapportera milersättning för resor i tjänsten och koppla Companyexpense till elektroniska körjournaler. Detta innebär att användaren får alla resor automatiskt inrapporterade till Companyexpense för att sedan enkelt kunna skicka in dessa för bokföring och utbetalning. På så sätt får du ett korrekt underlag för alla tjänsteresor direkt i appen med stöd för både privat- och tjänstebil.

Denna instruktion beskriver hur du kopplar ihop din elektroniska körjournal till Companyexpense, och förutsätter således att ni har ett aktivt konto hos någon av nedan leverantörer av elektronisk körjournal med tillhörande GPS-sändare.

Administratören

Elektronisk körjournal

Gör det enklare att rapportera milersättning för resor i tjänsten och koppla Companyexpense till elektroniska körjournaler. Detta innebär att användaren får alla resor automatiskt inrapporterade till Companyexpense för att sedan enkelt kunna skicka in dessa för bokföring och utbetalning. På så sätt får du ett korrekt underlag för alla tjänsteresor direkt i appen med stöd för både privat- och tjänstebil.

Denna instruktion beskriver hur du kopplar ihop din elektroniska körjournal till Companyexpense, och förutsätter således att ni har ett aktivt konto hos någon av nedan leverantörer av elektronisk körjournal med tillhörande GPS-sändare.

Companyexpense Administratör
Companyexpense Administratör

Automile

Klicka på Marketplace i vänstermenyn och under rutan för Elektronisk körjournal klickar du nu på tjänsten Automile.

Elektronisk körjournal

Klicka på Aktivera tjänst och du får upp ett beställningsformulär att fylla i. Fyll i beställningsformuläret som sedan kommer att skickas till Automile.

Companyexpense - aktivera Automile

Efter att tjänsten är aktiverad klickar du på Inställningar i vänstermenyn. nu finns möjligheten att högst upp på sidan byta flik till Elektronisk körjournal.

Companyexpense - aktivera Automile

Klicka på plustecknet bredvid tjänsten Automile. Ange en beskrivning, exempelvis ”Automile”, och fyll i en klientidentifierare och en klientnyckel som du hämtar på ditt Automile-konto. Du hittar dessa inne i Automile under: Inställningar/Utvecklare/API-klienter/Klicka på ”Lägg till ny”/Under ”Hemligt” får du nyckeln.

Companyexpense Automile

Klicka på Lägg till och ett pop up-fönster dyker upp (se till att du godkänner pop up-fönster i din webbläsare) där du loggar in med dina Automile-kontouppgifter.

En integration är nu aktiverad och du kan klicka på pennan bredvid Automile för att administrera användare och fordon.

Companyexpense Automile

När du klickar på pennan får du upp en ny ruta där du klickar på +Lägg till längst ner i det vänstra hörnet för att lägga till användare (d.v.s. användare som har en Automile GPS-sändare installerade i sina bilar), fordon (de fordon som finns registrerade på Automile-kontot dyker upp som valbara) och fordonstyp.

Companyexpense Automile

Högst upp på föregående sida, bredvid beskrivningen, är det möjligt att välja vilka resor som ska importeras för vilka användare. Detta genom att filtrera resor på respektive kategori Tjänsteresor, Privatresor och Övriga resor.

Gå nu till organisationens Inställningar i vänstermenyn och fliken Allmänna. Gå till rutan Utläggskategorier och klicka på Milersättning.

Companyexpense Utläggskategorier

Klicka på + Skapa ny kategori längst ner i det vänstra hörnet och namnge sedan kategorin, exempelvis till ”Elektronisk körjournal”. Välj Automile i rullisten längst ut till höger under kolumnen Elektronisk körjournal.

Companyexpense Automile

Infobric Fleet

Integration mot Infobric Fleet följer samma steg som ovan beskriven integration mot Automile.

  • Klicka på Marketplace i vänstermenyn och klicka på tjänsten Infobrick Fleet under rutan för Elektronisk körjournal.
  • Klicka på Aktivera tjänst i rutan till höger.
  • Gå nu till Inställningar i vänstermenyn och byt till fliken Elektronisk körjournal. Klicka på Infobick Fleet, ange en beskrivning och fyll i de inloggningsuppgifter du har till ditt Infobric Fleet-konto.
  • Klicka Lägg till och en integration är nu aktiv.
  • Klicka på pennan i rutan för Infobric Fleet för att lägga till användare (dvs användare som har Infobric Fleet GPS-sändare i sin bil), fordon (de bilar som finns registrerade på Infobric Fleet-kontot dyker upp som valbara) och fordonstyp.
  • Gå nu till fliken Allmänna här under organisationens Inställningar i vänstermenyn. I rutan för Utläggskategorier klickar du på Milersättning.
  • Klicka på + Skapa ny kategori och namnge kategorin, exempelvis till ”Elektronisk körjournal”. Välj “Infobric Fleet” i rullistan längst ut till höger under kolumnen Elektronisk Körjournal.

Telia Sense

  • Klicka på Marketplace i vänstermenyn, under Elektronisk körjournal klickar ni på tjänsten Telia Sense.
  • Klicka på Aktivera tjänst i rutan till höger.
  • Fyll i aktuella uppgifter för ert företag och välj vilket erbjudande du vill ta del av samt hur många enheter (antal GPS-sändare) du vill ha. Klicka på Beställ.
  • Beställningen är nu klar och GPS-sändaren kommer att levereras till den adress du angivit. När du mottagit GPS-sändaren så pluggar du in den i bilen.
  • Ladda ner appen Telia Sense för att koppla den till aktuell användare.
  • Öppna appen Telia Sense och klicka på Mer längst ned till höger, och vidare på Lägg till Partnertjänst.

Välj Expense Reporting – Lägg till Reseräkningsrapportering – Companyexpense.

Ange den mailadress du har registrerad i Companyexpense.

Klicka på Fortsätt och välj vilka kategorier som ska ingå i reseräkningarna; Arbete, Pendling, Privat.
Den första varje månad skickas resorna från Telia Sense till Companyexpense. Resorna skapas automatiskt under Ej inskickade utlägg i användarens vy i Companyexpense.

Volvo On Call

Med Volvo On Call kan Volvoägare registrera alla resor som listas i appen. Den loggar start- och slutpunkter, körsträcka och tid.

  • Klicka på Marketplace i vänstermenyn, under Elektronisk körjournal klickar ni nu på tjänsten Volvo on Call.
  • Klicka på Aktivera tjänst i rutan till höger och fyll i beställningsformuläret som kommer upp.

Användarna använder tjänsten genom att gå in i Volvo On Call appen och markera de resor som ska läggas till i Companyexpense.

Användarna mailar sedan resorna som CSV-fil och skickar CSV-filen till expense@companyexpense.se. Användaren öppnar Companyexpense och resorna ligger nu under Ej inskickade utlägg, färdiga att läggas till i en utläggsrapport.

Är användaren kopplad till flera organisationer kommer användaren att få ett mail om att det finns utlägg att koppla till en organisation. Användaren hittar då resorna under Att göra, och efter att resorna kopplats till rätt organisation hamnar de under Ej inskickade utlägg.

Ladda ner manualen

Version 20210628