Flera rapportmottagare

Administratören



Du kan skicka utlägg och reseräkningar från Companyexpense till olika mottagare genom att välja flera rapportmottagare under Inställningar. Exempelvis kan du välja att skicka utlägg som hör till företagskortet till bokföringen, men resterande utlägg till ditt löneprogram.

Inställningar

Gå till Inställningar i Companyexpense, klicka på plustecknet i rutan för Rapportmottagare och välj sedan den ytterligare rapportmottagare du vill lägga till.

För att sortera vilken som ska vara första respektive andra mottagare kan du dra och flytta med hjälp av prickarna till vänster om respektive rapportmottagare.

Exempel: Välj ett bokföringsprogram eller filtyp som läses in till ett bokföringsprogram som första rapportmottagare om du vill att alla rapporter ska till bokföringen för att kostnadsföras så snart som möjligt, och ett löneprogram eller filtyp som läses in till ett löneprogram som andra rapportmottagare om du exempelvis vill skicka in alla löneunderlag samtidigt en gång per månad.

Viktigt är nu att välja ut vilka utläggstyper som ska gå till respektive rapportmottagare, annars går samtliga till alla upplagda mottagare. Detta gör du genom att bocka i rutorna nedanför rapportmottagarna.

 

I exemplet ovan vill vi att alla utlägg som har betalsättet Företagskort ska gå till bokföringsfilen. Till lönefilen skickar vi alla utlägg med betalsätt Privat och även reseräkningar för Milersättning samt Traktamente.

Det går att välja samma utläggstyper till båda rapportmottagarna, exempelvis om det ska vidarefaktureras. För att undvika att det blir dubbelt bokfört när företagets löneunderlag skickas till bokföringen, är det viktigt att tänka på att kreditkontot som används för betalsätt i Companyexpense stämmer överens med kontot i företagets löneprogram.

 

Skicka in rapporter

Utläggsrapporterna som skickas in från användare kommer att passera samtliga rapportmottagare och de utlägg som som ska till respektive rapportmottagare kommer att skickas dit.

Genom att Aktivera redigeringslägetunder organisationens Inställningar och rutan Hantering / Flöde, så kommer administratören som vanligt att kunna kontrollera rapporterna först i läget Rapporter och Redo att skickas innan de skickas till rapportmottagarna.

Under Redo att skickas syns båda rapportmottagarna och du kan klicka på den mottagare du vill hantera. Oavsett vilken rapportmottagare utläggen ska skickas till så hamnar alla rapporter först under den första rapportmottagaren, i ovan exempel SIE-fil.

 

Markera rapporterna och välj att Skicka rapporter, när du gör detta kommer de utläggstyper som ställts in på rapportmottagare för bokföring att skickas till en bokföringsfil.

Därefter klickar du på nästa rapportmottagare, i ovan exempel PAXml-fil, och där ligger alla de rapporter som du nyss valt att skicka.

Markera dem på nytt och klicka på Skicka rapporter. I detta skedet så kommer de utläggstyper som ställts in på rapportmottagare för lön att skickas till en lönefil. De utläggstyper som inte är inställda på denna rapportmottagare skickas inte dit.

Du finner nu rapporterna under Inskickade och de färdiga bokförings- och lönefilerna under Filer.

Ta bort eller ändra rapportmottagare

För att ta bort en rapportmottagare, gå till inställningarna för aktuell rapportmottagare (klicka direkt på namnet för mottagaren). Klicka på Ta bort mottagaren.

OBS! Det går inte att ta bort rapportmottagaren om det fortfarande finns rapporter under fliken Redo att skickas och under just den mottagaren.

För att ändra en rapportmottagare, klicka på pennan bredvid namnet på mottagaren och välj ny rapportmottagare.

Version 20190617