Företagskort med bankkoppling

Administratören

Med bankkoppling i Companyexpense kan du koppla utläggen till företagskortet. Alla köp som görs med kortet kommer automatiskt in till tjänsten och till rätt användare. För närvarande stöds Eurocard, SEB, Danske Bank; Handelsbanken och Nordea First Card. Observera att du enbart kan koppla ett kort till användaren. 

Koppla mot banken

Om du vill koppla ett företagskort till Companyexpense så behöver du vara administratör.

Först loggar du in i Companyexpense och klickar på Tilläggstjänster i vänstermenyn. Under fliken Bankkopplingar ser du samtliga kortleverantörer som finns tillgängliga.

Klicka på Koppla under den den aktuella banken så får du upp ytterligare fält att fylla i. Det är viktigt att du fyller i en kontaktperson för företaget. Beroende på vilken bank det gäller så skickas antingen en fullmakt direkt till mailadressen du angett, alternativt kontaktar banken er för att teckna en fullmakt. Klicka på Skicka när du fyllt i din information i de fält för den aktuella banken.

Nästa steg är att under Användare i vänstermenyn se till så att transaktionerna kopplas till rätt användare i Companyexpense. Dessa inställningar kan du göra redan nu i väntan på kopplingen mot banken.

Klicka på de användare som företagskortet ska aktiveras på.

Fyll i Anställningsnummer på användaren, viktigt att det är samma anställningsnummer som finns registrerat hos banken.

Bocka i Företagskort och komplettera med information kring vilken bank det gäller, fakturadag, vem som har betalningsansvar samt kredit- och debetkonto för kortet.

 

Fyll i fullmakten du fått via mail och skicka till din bank. Efter att fullmakten är inskickad dröjer det ca 2-3 bankdagar innan banken börjar skicka samtliga korttransaktioner till Companyexpense.

Alla köp som görs med kortet kommer automatiskt in till tjänsten med belopp, datum och inköpsställe och till rätt användare. Snabbt och smidigt!

 

Så fungerar korttransaktioner för användaren

Utlägget skapas utifrån korttransaktionen

Användaren gör ett köp med företagskortet och transaktionen skickas till Companyexpense under natten och en utläggsrapport skapas automatiskt upp under Ej inskickade utläggsrapporter.

Rapporten som skapats upp under Ej inskickade utläggsrapporter går inte att skicka in förrän företagskortfakturan från banken kommit.

När fakturaperioden är avslutad och fakturan har kommit, låses rapporten upp och användaren kan därefter skicka in sin rapport, som då matchar fakturan. (Obs! Gäller endast om företaget har betalansvar)

Om det istället rör sig privat betalansvar hamnar kortköpen som utlägg under Ej inskickade utlägg. Här behöver användaren avgöra vad som avser privata köp och i så fall radera de utläggen, och komplettera med en bild på kvitto på de utlägg som ska skickas in till företaget.

Användaren skapar själv upp en Ny utläggsrapport, och dessa rapporter kan skickas vidare till en administratör när som helst och man är inte låst i väntan på att företagskortfakturan skickas. 

(Privat betalningsansvar är ett alternativ som innebär att kortanvändaren har betalningsansvaret. Det är den anställde som kreditprövas, även om företaget betalar årsavgiften. Då gäller alltid individuell fakturering, det vill säga att fakturan skickas hem till kortanvändaren.)

Registrera kvitto direkt vid kortköp

För att inte riskera att tappa bort kvittot går det att lägga in kvittobilden i Companyexpense direkt vid köptillfället.

Om användaren fått kvittot via mail vidarebefordras det till expense@companyexpense.se. Då hamnar kvittot under Ej inskickade utlägg direkt.

Om användaren fått ett papperskvitto loggar användaren in i Companyexpense och skapar ett Nytt utlägg och fotograferar kvittot. Genom att klicka på Sparaså hamnar kvittot under Ej inskickade utlägg.

När korttransaktionen sedan kommer in på kontot (efter nattens import av korttransaktioner) är det lätt att matcha transaktionen mot det redan skapade utlägget som ligger under Ej inskickade utlägg.

När fakturan kommer

Ingen automatisk matchning görs, när fakturan från banken kommer registrerar du den i leverantörsreskontran och anger samma konto som ni använder som betalsätt på utläggen som avser företagskortet. På så vis kommer kortköpen och leverantörsfakturan att boka bort varandra i bokföringen.

 

Version 20190617