Hantera utläggsrapporter

Administratören



I Companyexpense har du som administratör full kontroll på alla utläggsrapporter som hanteras i organisationen. Ibland finns det rapporter som du behöver hantera, du kan välja att skicka tillbaka rapporten till den anställde eller attestanten eller så kan du själv ändra och skicka in den. Nedan följer en del frågeställningar om utläggsrapporter som du bör ha koll på.


Tillåta administratör att hantera rapporter

Det första du som administratör bör göra för att kunna börja hantera företagets rapporter är att aktivera redigeringsläget. När du är inloggad och har växlat till administratörsvyn för den aktuella organisationen, gå till Inställningar i vänstermenyn och rutan Hantering / Flöde. Bocka i Aktivera redigeringsläget.

Denna inställning gör att administratören alltid måste göra en sista handpåläggning innan rapporterna skickas för bokföring eller till löneprogram. Det ger också möjligheten för administratören att kontrollera och redigera rapporterna om något skulle vara felaktigt.

 

Hur ser jag att det finns rapporter att hantera?

När du loggar in och växlar till en organisation i administratörsläget syns en notis med en röd siffra bredvid Rapporter i vänstermenyn om det finns rapporter att hantera. Klicka på Rapporter för att börja hantera dina rapporter.

Hur skickar jag tillbaka en rapport?

Leta reda på rapporten under fliken Att attestera eller fliken Redo att skickas, du ser antalet rapporter under respektive flik till höger om flikens namn.

För att skicka tillbaka den aktuella rapporten klickar du på Hanteralängst ut till höger i bild och väljer Skicka tillbaka till användaren.

 

Hur ändrar jag i en rapport innan jag skickar in den? 

För att ändra i en rapport krävs inställningen Tillåt administratörer att ändra rapporter, som du hittar under Inställningar i vänstermenyn och rutan Hantering / Flöde.

 

Gå sedan tillbaka till Rapporter i vänstermenyn och klicka på fliken Redo att skickas.

Klicka på mitt på rapportens namn så får du upp en lista över alla utlägg som ingår i rapporten. Här kan du klicka på de fält du vill ändra och justerar sedan värdet/informationen.

 

Klicka på de fält du vill ändra och justera värdet/informationen.

Det går nu bra att skicka in rapporten.

När bokförs utläggsrapporten?

Om företaget vill skicka sina rapporter till bokföring och således har angett det som rapportmottagare i inställningarna, kan man på olika sätt välja att hantera bokföringsdatumet.

Klicka på Inställningar i vänstermenyn och vidare på rapportmottagarens namn i rutan för Rapportmottagare.

Grundinställningen här är att varje utlägg bokförs som ett enskilt verifikat, och bokföringsdatum för varje verifikat blir då detsamma som datumet som respektive utlägg gjorts.

Vill man hellre att varje rapport bokförs som ett och samma verifikat, går det att ställa in genom att bocka i rutan Varje rapport bokförs som ett verifikat.

Då uppkommer också valet om vilket bokföringsdatum som ska sättas för verifikationerna som skapas. Det finns möjlighet att välja ett valfritt bokföringsdatum vid inskickandet av rapporten, alternativt datumet för senaste utlägget i rapporten som bokföringsdatum, eller helt enkelt att det datum som rapporten skickas in blir bokföringsdatum.

Varför får inte attestanten rapporten när jag ändrat vem som skall attestera?

Efter att du har bytt attestant så kommer nya rapporter som skickas in efter ändringen hamna hos den nye personen som är satt att attestera. Rapporter som skickats av användare innan ändringen ligger redan för attest hos tidigare attestant. Du kan skicka om dessa rapporter till den nya attestanten under Rapporter och fliken Att attestera. Klicka på Hantera längst ut till höger i bild och välj Skicka om för attest

Version 20190617