Administratören

Kom igång

Som administratör i Companyexpense kan du anpassa utläggsprocessen precis så som du och ditt företag vill ha det. Du kan när som helst justera vilka moment som ska ingå i hela utläggsprocessen, hur gränssnitten ska se ut och vilka användare som ska kunna göra vad.

Administratören

Kom igång

Som administratör i Companyexpense kan du anpassa utläggsprocessen precis så som du och ditt företag vill ha det. Du kan när som helst justera vilka moment som ska ingå i hela utläggsprocessen, hur gränssnitten ska se ut och vilka användare som ska kunna göra vad.

Startsida Companyexpense
Startsida Companyexpense

Växla mellan Administratörsläge och Privat läge

När du loggat in i Companyexpense och är administratör hamnar du först i Privat läge. Genom att klicka på Privat läge och växla till Organisation kommer du istället till administratörsläget för den organisation du är administratör för.

Companyexpense Privat läge
Companyexpense Privat läge

Administrerar du fler organisationer byter du mellan dessa genom att nu klicka på organisationens namn högst upp under Administratör för. Klicka på namnet på den organisation du vill administrera. .

Companyexpense administratörsvy
Companyexpense administratörsvy

Min organisation

Under Min organisation i vänstermenyn hanterar du bland annat godkännande av rapporter och design av tjänsten genom att byta mellan de olika flikarna på sidan. 

Under den första fliken Översikt ges en aktuell överblick på den senaste månadens antal rapporter, utlägg och aktiva användare. Här kan du när som helst ta ut en avstämningsrapport på på valfri tidsperiod och du får ut en rapport i xlsx-format.

Nästa flik är Information, här ändrar du uppgifter om er organisation.

Du definierar organisationens avdelningsstruktur under nästa flik: Avdelningsstruktur.

Under fliken Godkännande ställer du in vem som ska godkänna organisationens rapporter. Godkännandet kan göras av en bestämd person (standardgodkännare) alternativt via avdelningsstrukturen eller dimensioner.

Under Design bestämmer du hur tjänsten ska se ut för användarna genom att sätta en ikon och en bakgrundsbild.

Vidare under Fakturauppgifter ändrar du fakturauppgifterna för organisationen.

Under fliken Påminnelser har du möjligheten att skapa påminnelser för användarna under organisationen.

Användare

Under Användare i vänstermenyn visas organisationens samtliga användare i Companyexpense. Är organisationen registrerad via en partner, t.ex. en redovisningsbyrå som administrerar organisationens konto, kan det finnas en flik där du ser era tilldelade redovisningskonsulter.

Här administrerar du användarnas anställningsnummer, koppling till företagskort och möjligheten att rapportera utlägg åt andra användare. Du kan även ställa in vilken avdelning användaren tillhör här, vilket du sen också kan basera godkännandet av rapporterna på.

Tilldela administratörsbehörighet i Companyexpense

För att tilldela administratörer i Companyexpense, kan du som är befintlig administratör klicka på Användare i vänstermenyn. Klicka på den person du vill tilldela administratörsbehörighet, användare eller redovisningskonsult, och bocka i rutan för Administratör.

Companyexpense administratörsrättigheter

Rapporter

Under Rapporter i vänstermenyn samlas alla utläggsrapporter som användarna skickar in genom tjänsten.

Administrera utläggsprocessen

Utläggsprocessen är beroende av vilken eller vilka rapportmottagare Companyexpense skall vara kopplat mot. Companyexpense kan integreras mot flertalet bokförings- och lönesystem och du kan välja olika olika filformat som utläggsrapporterna ska genereras till.

Utläggsprocessen har en uppsättning med förvalda inställningar som du kan redigera och anpassa efter ert företag under Inställningar.

Inställningar för er organisation 

Innan ni börjar använda Companyexpense är det vissa inställningar du som administratör bör gå igenom för att anpassa utläggsprocessen efter era behov. Under Inställningar i vänstermenyn hittar du inställningar för rapporter, utläggskategorier, betalsätt, hantering/flöde, attestering samt kostnadsställen & projekt. Med hjälp av informationsikonerna bredvid rubriker och frågetecknen bredvid underrubriker får du förklaringar om respektive funktion. Här bör du tänka igenom följande:

  • Bestäm hur era utläggsrapporter ska skickas in till t ex bokförings- eller lönesystem, dvs vilken eller vilka rapportmottagare ska ni välja.
  • Välj om redigeringsläget ska vara aktiverat vilket gör att godkända rapporter samlas upp för administratören en extra gång innan de skickas till rapportmottagaren.
  • Bestäm vilka betalsätt användarna ska kunna välja mellan (gäller endast vid rapportmottagare för bokföring).
  • Bestäm vilka utläggskategorier som ska finnas.
  • Välj bokföringskonton för respektive utläggskategori för hur utläggen ska konteras.
  • Välj om projekt och/eller kostnadsställe ska vara aktiverade för användaren att välja på.
  • Välj vilka fält som ska vara synliga respektive obligatoriska för användaren att fylla i.

Se gärna separat instruktion för fullständig beskrivning av hur inställningarna kan sättas upp.

Marketplace

För att automatisera och förenkla utläggsprocessen ytterligare är det möjligt att koppla Companyexpense till användning av företagskort, elektronisk körjournal samt att registrera drivmedelsförmån. Dessa val hittas under Marketplace i vänstermenyn.

Ladda ner manualen

Version 20200206