Företagskort med bankkoppling

Användaren

 

Med bankkoppling i Companyexpense kan du koppla utläggen till företagskortet. Alla köp som görs med kortet kommer automatiskt in till tjänsten och till rätt användare. För närvarande stöds Eurocard, SEB, Danske Bank, Handelsbanken och Nordea First Card. Bankkoppling sätts upp av administratören på företaget.

 

Korttransaktioner – Företaget har betalansvar

När du gör ett köp med företagskortet skickas transaktionen till Companyexpense under natten, och en utläggsrapport skapas automatiskt upp under Ej inskickade utläggsrapporter.

Rapporten som skapats upp under Ej inskickade utläggsrapporter fylls på med månades kortköp och går inte att skicka in förrän företagskortfakturan från banken kommit.

Du behöver nu komplettera dina kortköp med bild på kvitto.

Klicka på rapporten som ligger under Ej inskickade utläggsrapporter, där syns tydligt hur många utlägg/korttransaktioner rapporten innehåller.

Klicka på de utlägg som visar att de behöver kompletteras. Klicka sedan på kamerasymbolen, välj Ta bild och komplettera transaktionen med en bild på ditt kvitto. Det går också att hämta en bild från telefonens bildbibliotek alternativt från tjänsten Sparakvittot.

(Arbetar du i webben lägger du till en bild på ditt kvitto från din dator i rutan Underlag för utlägg.)

Bilden tolkas automatiskt, så förutom den redan förifyllda kortköpsinformationen (beskrivning, datum, belopp, moms och valuta) sätts nu också en utläggskategori. Kontrollera att appen tolkat ditt kvitto korrekt och komplettera eller ändra om det behövs. Glöm ej att klicka på Spara när du är klar.

När fakturaperioden är avslutad och fakturan har kommit, låses rapporten upp och du kan skicka in din utläggsrapport som då matchar fakturan.

Registrera kvitto direkt vid kortköp

För att inte riskera att tappa bort kvittot går det att lägga in kvittobilden i Companyexpense direkt vid köptillfället.

Om du fått kvittot via mail vidarebefordras det till expense@companyexpense.se. Då hamnar kvittot under Ej inskickade utlägg direkt.

Om du fått ett papperskvitto loggar du in i Companyexpense och skapar ett Nytt utlägg genom att klicka på plustecknet och fotograferar kvittot. Genom att klicka på Sparaså hamnar kvittot under Ej inskickade utlägg.

När korttransaktionen sedan kommer in på användarkontot(efter nattens import av korttransaktioner) är det lätt att matcha korttransaktionen mot det redan skapade utlägget som ligger under Ej inskickade utlägg.

Klicka på rapportensom ligger under Ej inskickade utläggsrapporter, och vidare på de utlägg/korttransaktioner som visar att de behöver kompletteras.

Klicka på kamerasymbolen, där finns valet Hämta från befintligt utlägg. Koppla nu det sedan tidigare skapade utlägget till transaktionen och klicka på Spara.

Privata kortköp – Företaget har betalansvar

När företaget har betalansvar för ditt företagskort och du gjort privata inköp med kortet, så kan man välja att markera utlägg/korttransaktioner som privat.

Klicka på utlägget i rapporten under Ej inskickade utläggsrapporter. Där finns ett fält som heter Kopplad till korttransaktion. Här kan du välja om du vill markera utlägget som privat kortköp.

Utlägget registreras då som ett privat kortköp och transaktionen blir för användaren en skuld till företaget, som vanligtvis korrigeras genom avdrag på lönen.

Korttransaktioner – Privat betalansvar

När du gör ett köp med företagskortet skickas transaktionerna till Companyexpense under natten och hamnar som enskilda utlägg under Ej inskickade utlägg.

Du avgör vad som avser privata köp och i så fall raderar de utläggen, medan du kompletterar med en kvittobild på de utlägg som ska skickas in till företaget för ersättning.

Klicka på de utlägg som visar att de behöver kompletteras. Klicka sedan på kamerasymbolen, välj Ta bild och komplettera transaktionen med en bild på ditt kvitto. Det går också att hämta en bild från telefonens bildbibliotek alternativt från tjänsten Sparakvittot.

(Arbetar du i webben lägger du till en bild på ditt kvitto från din dator i rutan Underlag för utlägg.)

Du skapar själv upp en Ny utläggsrapport genom att klicka på plustecknet och bockar i de utlägg du vill lägga till i din rapport. Glömt inte att klicka på Skicka inrapporten.

Version 20190617