Best Practise

Hantera företagskort

Den här processbeskrivning avser hantering av transaktioner associerade med företagskort där betalansvarige är företaget och inte privatpersonen. Fakturan för kortet går således till företaget istället för privatpersonen.” Detta inkluderar även att du har tilläggstjänsten “Kortkoppling” påslagen.

Processflöde

1. Köpet sker

Den anställde gör ett köp med ett företagskort. Inköp/transaktioner bokförs på kortet. Fotar kvittot eller vidarebefordrar det via mail i/till Tjänsten. Korttransaktionen matchas automatiskt mot det fotade kvittot. (detta kräver tillägstjänsten)

Fördelar

  • Alla transaktioner samlade på ett ställe.
  • Automatiskt genererade utlägg.

2. Dags att rapportera

Vid rapporteringstillfället så mappas automatisk transaktion och kvitto.Korttransaktionerna knyts till pågående rapport och är en spegling av kortfakturan. När banken skickar fakturan får C en fil med transaktionerna som matchas mot rapporten.Den anställde får en notis att rapporten är redo att skickas in

Fördelar

  • Automatiska påminnelsemail för de transaktioner som saknar underlag.
  • Automatisk matchning mot kortfakturan.

3. Godkänn

Attestanten får automatiskt en notis om att det finns en rapport att granska.
Granskar kortfakturan och godkänner redovisningen alternativt skicka tillbaka till den anställde för komplettering och/eller justering.

Fördelar

  • Automatiska notiser
  • Möjligheter att godkänna alt. skicka tillbaka för komplettering

4. Granska och utbetala

Utläggsrapporten skickas till ekonomi-/löneavdelningen. Rapporten kommer konterad och klar och behöver bara granskas och godkännas. Granska och betala ut ersättning till den anställde.

Fördelar

  • Ekonomi slipper tjata via mail etc. för att få in kvitton – det sker automatiskt med mailpåminnelser via Tjänsten.
  • Automatisk kontering.
  • Korrekta valutakurser.
  • Snabbare bokföring i och med att underlagen kommer in utan tjat.

Regler, lagar och rekommendationer kring företagskort

Företagets egna regler

Inga privata köp

Varje transaktion måste ha ett tillhörande verifikat

Underlag för varje köp