Best Practise

Hantera traktamente

Här finns information om hanteringen och processen för traktamente. Det finns som bekant en hel del lagar och regler som ska följas kring traktamenten. Några av dessa finns längre ner på sidan, och allt finns i sin helhet på Skatteverkets hemsida. 

Processflöde

1. Resan sker

Den anställde gör en affärsresa som berättigar till traktamente (om det ingår i företagets policy). Den anställde rapporterar traktamente löpande i Tjänsten.

Fördelar

  • Redovisar traktamente direkt
  • Kan redovisa traktamente offline
  • Den anställde slipper hålla koll på krångliga regler och uppdateringar av dessa.

2. Dags att rapportera

Vid rapporteringstillfället inkluderas traktamentet tillsammans med övriga utlägg. Eftersom rapportering av traktamente har skett löpande så finns traktamentet tillgängligt i Tjänsten. Den anställde rapporterar traktamente löpande i Tjänsten.


Fördelar

  • Den anställde behöver inte själv tänka på Skatteverkets regler för traktamente.
  • Allt på ett ställe – rapportera även övriga utlägg från resan i samma system.

3. Godkänn

Attestanten får automatiskt en notis om att det finns en rapport att granska. Godkänn traktamentet alternativt skicka tillbaka till den anställde för komplettering och/eller justering.

Fördelar

  • Den anställde kan enkelt och snabbt få ett godkännande från sin attestant
  • Allt på ett ställe – rapportera även övriga utlägg från resan i samma system.

4. Granska och utbetala

Utläggsrapporten skickas till ekonomi-/löneavdelningen. Rapporten kommer konterad och klar och behöver bara granskas och godkännas. Granska och betala ut ersättning till den anställde.

Fördelar

  • Traktamente lämnas in fullständigt och behöver inte kompletteras.
  • Uträkningen av ersättning för traktamentet sker automatiskt.
  • Behöver inte ha kunskap kring regelverket för traktamente.
  • Behöver inte hålla koll på halv-/heldagstraktamente, när vissa avdrag gäller samt de olika reglerna för traktamente inrikes respektive utrikes.

Vilka regler gäller för traktamente?

Minst en övernattning krävs

Minst 50 km från den vanliga arbetsorten och mer än 50 km från bostaden

Avdrag på schablonbeloppen om måltid betalats av arbetsgivare eller ingått i annat pris (gäller ej allt)

Kostförmån om arbetsgivaren betalar en måltid som inte sker i samband med representation eller ingår i biljettpris

Olika regler för traktamente inrikes respektive utrikes

Vid fler länder på samma dag gäller beloppet för landet som det spenderats flest timmar i.

Lokala tider används alltid vid beräkning av traktamente utrikes